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易磐EP:关于报销 你知道的不知道的都在这里了
2020-04-29 13:53:31

  全面预算管理,是指企业在战略目标的指导下,对未来经营活动和相应财务结果进行充分、全面的预测和规划,并通过对执行过程的控制,将实际完成情况与预算目标进行对比分析,从而及时指导经营活动的调整,以帮助管理者更加有效地管理企业,从而最大程度实现战略目标。

  简单来说,“预算”是让你花钱有计划,“全面预算”就是全方位帮你做花钱计划,从源头上杜绝盲目消费。

  围绕预算开展一系列诸如编制、执行、分析、调整等环节的活动,我们就说是全面预算管理。

  随着企业规模不断扩大,信息化手段随之增多,财务部门除了经常使用的核算系统外,很多中大型企业还会有合并报表系统、财务分析系统、预算系统、资金管理系统、资产管理系统、费控系统等等。

  费控系统作为一种新型成本费用控制信息化系统,是基于财务报销环节进行的一系列控制预警活动,已经在许多企业内部流行开来。

  Step1:清晨,业务人员匆忙赶回公司,填报销单,传统报销模式下只有在公司才能填制报销单;

  Step3:部门领导看着报销单,考虑到某些费用支出公司有预算控制,还得找出预算执行情况表核对,查着有无报销内容超出预算;

  Step4:报销人员拿着部门领导签完字的单据,又跑去找老板签字,要知道上班时间老板可是非常难见的;

  Step5:好不容易赶着老板的空签了字,送去财务审批,财务审查后让报销人员等着领款通知。

  此番折腾,如果顺利的话,也要花费将近两个小时时间,假如签字过程不顺利或者单据填写出现任何岔子,时间可能还要翻倍!

  对于一个普通的业务人员来说,外出谈生意已经如此艰难,为什么还要在报销问题上给自己找这么多麻烦。

  对于财务人员来说,如果集团费用支出金额庞大,报销时间又比较集中,此处同情财务人员一分钟。

  市面上的费用报销系统有很多,颇有百家争鸣的趋势,对于企业来说,如何选择适合的报销系统,关键还是要看企业规模、需求,以及痛点。

  对领导,审批是不是更智能了?系统能不能自动检测违规费用、业务真实性?可不可以看到清晰透明的费用原始场景和数据?

  传统的财务集中管理模式下,企业通常根据业务线在总部设立专门的财务管理部门,这些部门一般会根据自身业务特点,建设满足自身管理需求的信息系统,比如预算系统、资金系统,或者其他一些与费用支出相关的系统。

  由于建设时间不长、技术架构不统一,客观上造成了一些数据孤岛,进而导致数据质量降低,此外,如果遇到企业机构重组,各种新的管理制度出台,信息系统中的数据就会出现失真和滞后等问题。

  在以报销为主的费用支出领域,有时可能会出现为了满足业务管理的需求,对系统进行人为干预,在各系统间采用离线数据导入导出的方式进行交互的行为,进而增加资金管理风险,降低财务信息化管控能力。

  财务共享服务模式具有提升财务管理水平、管理效率,降低成本等优势,可以很好的应对企业在财务集中管理模式中遇到的问题。

  正是因为财务共享的诸多优势,花旗银行、中兴通讯等大型企业都引入了财务共享服务管理模式。

  根据埃森哲的一项调查显示,大型企业都需要一套完整的应用自助报销、工作流、影像、银企直联、数据仓库等技术的信息系统为财务共享服务提供支撑和保障。

  通常情况下,费用报销是企业财务共享服务中心的主要工作,集中报销将分散在各企业分支机构的报销工作,整合到财务共享服务中心,通过统一的信息平台,为员工提供费用集中处理操作,降低运行风险、提高工作效率。

  集中报销平台是依据财务共享服务理论,结合企业各分支机构的费用管理实际问题,而研制的一种信息系统。

  能够将分散于各地的企业分支机构连成一体,利用统一的流程控制、影像管理、资金支付等手段,克服传统分散型报销所带来的财务实施控制管理难题,从而实现业务处理自动化、流程规范化、标准统一化。

  为了更好地践行财务共享服务理念,集中报销平台通过主数据管理系统,以及BIS集成服务平台与多个业务系统交换数据,实现数据共享和业务集中处理。

  报销流程由员工个人发起,经过事前审批、报销申请、报销审批、原始凭证审核、扫描传输等环节流转,经分支机构集中报销人员抽查审核后,生成会计凭证、支付款项,最终生成报销报告。

  不管是财务共享还是报销,其实都是非常复杂的系统流程化操作,传统的没有软件介入的报销时期,对于报销人员或者财务人员来说,都是“谈报销色变”!

  报销系统的引入是企业员工的福利,而在财务共享时代,企业也将借助平台为员工谋取更大的福利。

  从分散、到整合,从各自为营、到集中处理,看得见的是工作效率的提升,而更多我们看不见的,其实是新时期市场大环境下,企业对于信息化建设的刚性追求。

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